Rancang Bangun DataBase Pengadaan Barang dan Jasa pada Pemerintah Kota Balikpapan


(Makalah Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Program Magister Manajemen)

A. LATAR BELAKANG

Dijaman era globalisasi dimana arus informasi telah mengharuskan adanya transparansi dalam semua hal, termasuk didalamnya adalah pelaksanan penyediaan barang dan jasa dilingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Berdasarkan menurut SK Walikota nomor 188.45-12/2008 maka telah ditetapkan untuk proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan diterapkan secara e-procurement.

Untuk itu Pemerintah Kota Balikpapan harus dapat memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh masyarakat khususnya penyedia barang dan jasa harus mendapatkan informasi tentang perkembangan dan informasi secara cepat, tepat dan akurat dan seminimal mungkin terhindarkan dari kemungkinan terjadi KKN. Untuk dapat memberikan layanan informasi proses pengadaan barang dan jasa secara cepat, cepat dan akurat, Pemerintah telah membentuk Satuan Tugas Pengadaan Barang dan Jasa dan untuk itu memerlukan sebuah sistem informasi terpadu manajemen pengadaan barang dan jasa yang berkualitas. Sedangkan untuk mendapatkan sistem yang terintegrasi seperti itu tidaklah cukup kalau dilakukan secara manual. Pembangunan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer adalah solusi yang paling tepat.

B. PENGERTIAN SIM

Sistem Informasi Manajemen - SIM (Manajemen Information System - MIS) adalah sebuah system informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah system informasi yang demikian itu telah ada sebelum munculnya komputer. Namun komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan. Organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan menyalurkan informasi. Komputer telah menambahkan sebuah teknologi baru dan ampuh pada system informasi. Akibatnya, sebuah system informasi berdasarkan komputer akan betul-betul berbeda dengan sistem-sistem yang diolah secara manual atau elektro-mekanis.
Banyak para sarjana ahli manajemen mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen, misalnya Gordon B. Davis, Joel E. Ross, Donald W. Lroeber, serta Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell.
Definisi dari Donald W. Kroeber dalam bukunya berjudul Management Information Systems mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah organisasi, sejumlah proses yang menyediakan informasi kepada manajer sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.
Gordon B. Davis mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah system pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. System tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer dan prosedur-prosedur manual; model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan dan suatu data base.
Sedangkan menurut Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell dalam bukunya Manajemen Information Systems Edisi 10 Bahasa Indonesia disebutkan bahwa Sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Sistem Informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida [ Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,(Jakarta:PT.Ikrar Mandiri)Cet Ke-11], dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya; lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari; lapisan ketiga terdiri dari sumber daya system informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen; dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.

C. PEMBAHASAN

1. Sistem Pelelangan

Sistem Pelelangan barang dan jasa merupakan fungsi penting yang menjadi tanggungjawab Manajemen Sumber Daya Manusia dan Sistem ini adalah proses yang menentukan, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Modul Proses Pengadaan yang dibangun disini mengacu pada aturan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa yang dikembangkan oleh Pemrintah Kota Surabaya, dimana struktur pelaksanaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu
• Penetapan paket pekerjaan
• Inventarisasi persyaratan dan methode
• Pengelolaan jadwal pengumuman
• Penetapan pengguna
• Pengelolaan kerahasiaan

2. Peran Internet

• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan pengumuman dan informasi.

3. Keperluan Pengguna

Pemerintah melalui Satuan Tugas Pengadaan Barang dan Jasa harus dapat melayani keperluan penyedia dan pengguna barang dan jasa seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan secara elektronik. Dengan begitu diharapkan agar para panitia pengadaan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu mengintegrasikan proses peelelangan dengan pengguna barang dan jasa dalam menemukan informasi yang diperlukan.

Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh Satgas pengadaan barang dan jasa dalam mengautomasikan e-procurementnya :

  • Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari proses pelelangan
  • Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan proses pelelangan kedalam desain sistem
  • Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan implementasi, dan evaluasi.
  • Faham akan proses evaluasi software sebelum menentukan sebuah sistem
  • Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
4. Unsur-unsur Automasi e-procurement

Dalam sebuah sistem automasi e-procurement terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

a. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi e-procurement. Dalam pembangunan sistem e-procurement hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi kelompok panitia pengadaan sebagai operator dan penyedia barang dan jasa yang nantinya sebagai pengguna serta para anggota satgas pengadaan barang dan jasa. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi e-procurement. Automasi e-procurement baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik penyedia barang dan jasa maupun anggota satgas. Tujuan daripada sistem automasi e-procurement adalah untuk memberikan manfaat kepada semua penyedia, pengguna dan stagas pengadaan dalam rangka transparansi dan menghindarkan dari terjadinya KKN.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

b. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

c. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software, menggunakan basis yang telah lebih dulu dikembangkan melalui Pemerintah Kota Surabaya dengan basis program Linux yang merupakan program berbasis open source. Sistem Informasi e-procurement ini difungsikan untuk pekerjaan operasional mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi pengadaan barang dan jasa.

d. Kriteria Penilaian Software

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
  • Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
  • Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
  • Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
  • Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
  • Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
  • Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

e. Menentukan Software

• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran

Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.

Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.

Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

f. Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

g. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Dan secara detil dapat digambarkan sebagai berikut :
  1. Rekanan yang sudah teregister di portal eProc, langsung melakukan login, dengan memasukkan email sebagai username, beserta password yang digunakan untuk login;
  2. Bagi rekanan yang belum teregister, melakukan registrasi, dengan mengisi form isian di portal eProcurement, kemudian cek email, apabila sudah ada jawaban dari administrator eProcurement, maka rekanan melakukan aktivasi dengan klik pada link, kemudian melakukan login di portal eProcurement dengan menggunakan email sebagai username, beserta password yang telah dikirimkan oleh sistem ke alamat email yang bersangkutan;
  3. Rekanan juga harus membuat IKP untuk mendapatkan kunci privat (key), kunci publik, dan passphrase yang akan digunakan pada saat memasukkan penawaran;
  4. Proses pembuatan IKP dilakukan dengan melakukan klik pada (Infrastruktur Kunci Publik), kemudian memasukkan data pada form isian pengajuan sertifikat dan mencetak / print tampilan konfirmasi pengajuan sertifikat (kunci publik). Kemudian melakukan approval dengan membawa persyaratan yang dibutuhkan ke Sekretariat Layanan eProcurement;
  5. Untuk rekanan yang sudah berhasil login, melakukan pemeliharaan data pada menu Data Perusahaan; disini rekanan dapat memasukkan data – data administrasi, kualifikasi, pemilik, pengurus, staf ahli, pengalaman, peralatan yang dimiliki perusahaan pada menu yang telah disediakan;
  6. Pada menu Paket Pekerjaan, rekanan dapat melihat seluruh paket pekerjaan yang sedang dilelang pada suatu periode putaran tertentu, melihat dokumen pelengkapnya, serta memilih paket pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi, bidang-sub bidang perusahaan;
  7. Setelah memilih paket pekerjaan, rekanan dapat memasukkan penawaran dengan terlebih dahulu melakukan load key dengan memasukkan kunci privat, passphrase, kunci publik yang telah didapatkan/disimpan pada saat pembuatan/pendaftaran IKP;
  8. Apabila proses menawar sudah selesai, rekanan melakukan cetak SPM (Surat Pernyataan Minat), FIPK (Form Isian Penilaian Kualifikasi), SPH (Surat Penawaran Harga)+lampirannya dari portal eProcurement pada menu yang telah disediakan;
  9. Dan rekanan dapat melihat pengumuman hasil lelang pada menu pengumuman -----> hasil pengadaan;
D. KESIMPULAN

Unsur dan syarat automasi e-procurement ada banyak. Bisa jadi Penyedia dan pengguna barang dan jasa berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi e-procurement dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilaian secara mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (gugus tugas, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi e-procurement.


Daftar Pustaka
1. Sistem Informasi Manajemen Edisi 10 oleh Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2007